300%-al megugrott rendelésszám kezelése – plusz munkaerő nélkül
300%-al megugrott rendelésszám kezelése - plusz munkaerő nélkül
Hogyan segített ebben a Shopsoft a Mesterek Futárának?
Minden webáruház tulajdonos kicsit más, de egy dologban szinte kivétel nélkül megegyeznek: az a céljuk, hogy egyre többen és többen rendeljenek tőlük, a bevételük pedig stabilan (és lehetőleg nagy mértékben) növekedjen. Ennek a folyamatnak azonban nem csak előnyei, hanem bizonyos nehézségei is akadnak, amelyeket nem minden esetben egyszerű leküzdeni.
Következő esettanulmányunkban bemutatjuk, hogyan sikerült egyik ügyfelünknek kezelnie a korábbi évhez képest
300%-al megnőtt rendelésszámot anélkül, hogy több új kollégát is alkalmaznia kellett volna.
Ismerd meg a webáruházat és az alap helyzetet!
A Mesterek Futára egy 2014-ben alapult – akkor még más néven futó – webáruház, a Shopsoft legelső ügyfeleinek egyike.
A áruház építőipari segédanyagok értékesítésére szakosodott: többek között csemperagasztókat, fugázó anyagokat, falfestékeket, vakolatokat és hőszigetelő elemeket forgalmaz. Az egész ország területére vállal házhoz szállítást, saját futárflottával.
Több összetett keresőoptimalizálási projektnek, profi hirdetéseknek, később pedig egy nagyléptékű modernizációnak, termékkínálat növelésnek és dizájnváltásnak köszönhetően a beérkező rendelések száma kimagaslóan nagy mértékben megemelkedett.
Számszerűsítve ez azt jelenti, hogy egyik évről a másikra a megközelítőleg
3500 rendelés/12 hónap értékből 12 300 rendelés/12 hónap lett,
ezt a hatalmas növekedést pedig ugyan azzal a 15-főt nem meghaladó létszámmal szerette volna ügyfelünk kezelni, mint korábban.
Milyen konkrét nehézségek merültek fel, amikor sokkal több lett a megrendelés?
- A fuvarszervezés nem elég összetett, nem elég átlátható ennyi szállításhoz
- A raktárkészlet változásait nehezebb lekövetni
- A webáruházban rendelhető termékeknek folyamatosan szinkronizálódnia kell a raktárkészlettel – ráadásul több raktárral egyszerre
- Az árukiadások, bevételezések, összekészítések folyamata nem elég gyors, sok időt elemészt
- A hiányzó termékek utánrendelésével folyamatosan foglalkoznia kellene valakinek
- A megnövekedett számú jótállási-és csere igényeket hatékonyabban kellene kezelni
Milyen megoldások születtek? Hogyan kerülték el a létszámbővítést?
Partnerünk már a nagyarányú forgalomnövekedés első jeleinél érezte, hogy az ezzel járó extra feladatmennyiség miatt vagy fejleszteni kell a webáruház rendszerén, vagy több új kolléga alkalmazására is szükség lehet. A webshop bővítése mellett döntött, így mi az igényekhez mérten automatizáltuk a legtöbb folyamatot.
Egyszerűen megfogalmazva: amikor felmerült egy nehézség, törekedtünk egy minél ember-mentesebb megoldás kialakítására, hogy a feladatok mennyisége ne, vagy csak minimális mértékben növekedjen. Nézzünk meg párat ezek közül az újítások közül!
1.
1. Fuvarszervezés egyszerűsítése
A helyzet ebben az esetben alapból nem volt egyszerű, ugyanis az áruház két raktárból, saját alkalmazású futárokkal és GLS-futárszolgálattal is dolgozott. Amikor a rendelésszám 300%-al megemelkedett, az azt jelentette, hogy a napi kiszállítások száma is megtöbbszöröződött, ezt pedig külön fuvarszervező rendszer nélkül, a Shopsoft-on belül kellett kezelni.
Ennek érdekében kialakítottunk egy egyszerűen használható felületet, ahol autónként, sofőrönként lebontva is követhetők a napi szállítások, a fuvarkörök létrehozása pedig csupán pár kattintásba kerül.
Ennek a funkciónak köszönhetően egy helyen látható-és kezelhető minden kiszállítással és személyes átvétellel kapcsolatos teendő, egészen a GLS-címke nyomtatásáig.
2.
Raktárkészlet állandó naprakészen tartása
Mivel Ügyfelünk két különböző városban található raktárkészlettel is dolgozik, ezeknek a kezelése és folyamatos frissen tartása alapvetően fontos volt, ahogy az is, hogy a webáruház felületén is mindig aktuális információk szerepeljenek egy-egy termék rendelhetőségét illetően. Tehát lényeges volt, hogy látni lehessen, mi nincs raktáron, ez az információ pedig mindig helyes legyen.
A rendelésszám megemelkedését követően a rendszernek napi szinten rengeteg információt kellett feldolgoznia, ehhez pedig szükség volt egy megbízhatóan működő, emberi ellenőrzésre nem szoruló funkcióra. Ennek megfelelően kialakítottunk egy olyan, beépített készletkezelési felületet, ami létrehoz egy mindig aktuális, könnyen átlátható raktárkészlet-adatbázist.
Az új bevételezésekből, árukiadásokból, selejtezésekből és egyéb műveletekből kialakuló pontos lista automatikusan generálódik, a kollégákra pedig semmilyen extra feladatot nem ró.
3.
Az árukiadások, bevételezések felgyorsítása
Amikor napi szinten egyre több áru érkezik egy raktárba, illetve hagyja el azt, szükség van az adminisztrációs folyamatok felgyorsítására. A Shopsoft megoldása erre egy saját fejlesztésű vonalkódleolvasó rendszer volt, aminek a használatával a raktárban dolgozó alkalmazottak egyszerűbben, gyorsabban, pillanatok alatt frissíthetik a raktárkészletet, anélkül, hogy a termékekre vonatkozó adatokat mindig fel kellene tölteni.
4.
4. Alacsony raktárkészletű termékek utánrendelése
Ilyen mennyiségű rendelésszám mellett fontos volt, hogy az alacsony raktárkészletű termékek valamilyen módon gyorsan utánrendelhetők legyenek, anélkül, hogy valakinek minden termék készleten lévő mennyiségét nézegetnie kellene.
A rendszernek tehát figyelnie kellett, melyik termékből mennyi van raktáron, ha pedig ez a szám egy bizonyos szint alá csökkent, lehetőséget kellett adnia szinte automatikus berendelésre.
A Shopsoft rendszerbe lefejlesztettük ezt az opciót, így Ügyfelünknek nem szükséges időt-és energiát fordítania a készletek figyelésére.
5.
5. A megnövekedett vásárlói ügyintézés kezelése
Minél több megrendelés érkezik egy webáruházba, annál több vásárlói kérdést, kérést kell az ügyfélszolgálatnak kezelnie. Ügyfelünk esetében ezeknek a megkereséseknek a minél pontosabb szétválogatására törekedtünk, hogy ne egyetlen központi e-mail fiókot árasszanak el a megkeresések.
Ennek érdekében hoztuk létre – bár ezt még valamivel korábban – a szaktanácsadás kérésére használható felületet, később pedig az elállásra, cserére és jótállásra vonatkozó platformot. Ezzel a felhasználókat is segítettük, hiszen mindenki pontosan tudhatja, milyen ügyben melyik felületen keresztül lehet felvenni a kapcsolatot a webáruház kollégáival, Ügyfelünk pedig átláthatóan, a Shopsoft rendszerén belül kezelheti ezeket a megkereséseket.
Többek között ezek a funkciók segítették hozzá ügyfelünket ahhoz, hogy ne kelljen több kollégát alkalmaznia annak ellenére, hogy a webáruház forgalma rövid időn belül megsokszorozódott. A fejlesztések eredményeképp az alkalmazottak száma nem emelkedett 15 fő fölé, az áruház megrendeléseinek száma a következő évben mégis tovább nőtt, összességében mintegy 2500 darabbal.
Milyen következtetéseket lehet ebből levonni?
Az említett eset segítségével be tudtuk mutatni, hogy megfelelő technikai újításokkal kevesebb humán erőforrás igénybevétele mellett is lehet magas profitot termelő, nagy mennyiségű megrendelést lebonyolító webáruházat üzemeltetni.
A Shopsoft egyedi fejlesztésű rendszer azért is hatékony, mert képes alkalmazkodni a változó körülményekhez és megadni egy webáruház tulajdonosnak azt, amire szüksége van a fejlődéshez.
